大和市民活動センター

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★第56回連続共育セミナー

「会議上手になろう!」
  〜会議進行役(ファシリテーター)がポイントです〜

 

2012年12月18日(火)19:00〜21:00に行われた連続共育セミナーの内容(概要)をお伝えします。

 

講師:青木将幸 氏(青木将幸ファシリテーター事務所)
    http://www.aokiworks.net/index.html

 

さまざまな意見や主張が混ざり合う会議。会議がうまくいかず、途中で議論の内容が頻繁に変わったり、意見が対立して会議が中断になったことはありませんか? みんなが納得する、流れのよい会議をするためには、会議進行役(ファシリテーター)の役割が何より重要です。そのテクニックを学び、みんなの時間をよりよくしましょう。

 

 

 

内容

(はじめに)
「質問、発言、いつでも歓迎です」とホワイトボードに書かれ、「どのようなことをお聞きいただいても結構です」というお話とともにセミナーが始まりました。

 

(9つの会議のポイント)

このセミナーでは「会議上手になる」ための9つのポイントがあげられました。


第1部

(ワーク)
〇4〜5人ずつ4つのテーブルに分かれて座り、テーブルごとにワークを行いました。
1.それぞれ手元の紙に「普段の会議」と「こんな会議になったらいい」を書き出す
2. 「こんな会議になったらいい」という中で、テーブル内の全員が合意できるものに花丸をつける

 

 

普段の会議はこんな感じ

こんな会議になったらいいなあ!

・だらだらしている
・長い
・議題がありすぎる
・発言が少ない

・2時間で終わる会議
・活発に発言がある

・自分の意見をはっきり言える雰囲気

 

〇グループ内で合意できたものとして、下記が発表されました
・メンバー間が対等で創造的な会議でありたい
・会議が終わったらやる気が出て、モチベーションがあがる会議
・意見の根拠がしっかりしていて有益なアイディアが出る
・道すじや目的が逸れない

・自分の意見が通らなくても納得感がある
・主体的な会議(自分がなぜ今ここにいるのか1人1人がわかっている)
・集まった目的が達成される
・出席者が増えたらいい


●会議のポイント その1
 「どんな会議にしたいかを合意して貼り出そう!」

1つでも合意できたものがあれば紙に書き、毎回の会議で貼り出してみましょう。
または、毎回の会議の冒頭で読み上げ、改めて合意を確認するだけでも目指す会議に近づくための効果があります。
リーダーが押し付けても効果はなく、全員が合意していることで効果を発揮します。あるまちおこしのグループでは、毎回会議の冒頭に「できない理由をあげる暇があったらアイディアを出そう」と読み上げています。

 

●会議のポイント その2
「個人で書いてから話し合う」
議題について、まず各人が手元の紙に意見を書きます。会議では頭の回転が早い人、経験の長い人が話し、他の人が何も言えなくなっているということがありますが、ファシリテーターが「書いたものを読んでください」と促すと、おとなしい人でも意見を発表してくれます。


●会議のポイント その3

「何に合意したのか明らかにする」
会議で合意したことは、紙(スケッチブックでも何でも可)に書き出して花丸をつけておきましょう。会議では結論があいまいなまま終わりの時間が来てしまい、「時間になりました。じゃあ、そういうことで」という「そういうことで解散」が起こりがちです。最後に「今日合意したことは、これ、これ、これでみなさんよろしいでしょうか」と確認して終わりましょう。

 


●会議のポイント その4

「なるべく板書する」
議題や発言は板書しましょう。「今、話し合っているテーマ」、「今、こういう発言が出ています」とみんなの目に見えるようにしておくと、議題から脱線しにくくなります。カレンダーやポスターの裏、スケッチブックなどに書いたものを団体の議事録としているところもあります。


 

 

第2部


(会議はその団体の文化を表す)
会議は団体や地域の文化を表しています。男女で扱いに差のある地域は、会議で女性が発言すると反対され、同じことを男性が発言するとすんなり通ったりします。若い人、新しいメンバーを大切にし、意見を尊重する会議を行っている団体には若い人や新しいメンバーがどんどん入ってきます。逆に言えば、会議を変えていくと、じわりじわりと文化が変わってきます。気長に取り組んでいきましょう。

 

 

(質疑応答―会議の困りごとの解決法)

質問1 後ろ向きの発言が出るとみんなが同調していきます。
答え1 後ろ向きや慎重な発言が多くなってきたら、板書を使ってみましょう。慎重な意見や心配事などもすべて出してもらいましょう。心配事を出しつくし、また受け取ると、今度はポジティブ意見が出やすくなります。「昔はこうだった」などの発言も止めずに「どうぞ、どんどん出してください」と歓迎すると、次のステージにい行くことができます。また、その際には表を使ってみるとよいでしょう。不思議と両方の枠を埋めたくなります。ファシリテーターは発言のバランスを取っていくようにすると、会議は良くなります。

 

いいね!と思うこと

心配なこと


・怪我したらどうする?

・人が集まらないかもしれない

 

 

質問2 自分の意見が通らなくても納得感があるようにするには?
答え2 どのような発言であっても聞き、「あなたの発言は理解しました」と返すと発言した人の納得感につながります。また、通らなかった側の心配などに応じて、決定を微修正しましょう。「怪我が心配ならこうしましょう」と微修正をすると「私の意見を理解して、ある程度汲み取って修正してくれたんだ」と納得感につながります。

 

●会議のポイント その5
「よくきく、理解したことを返す」
よく聞き、「あなたが心配していることは私たちは理解しました」とするだけで良いです。

 

●会議のポイント その6
「少数派の意見を汲みとる、微修正する」

折り合ったり修正をして合意にたどりつきましょう。


質問3 上司や他の人に遠慮して意見が言えない
答え3 企業の場合は、職位ごとにテーブルを分けて会議をする方法があります。「部長・課長」「中堅」「新人」のグループ内で意見を出していきます。その際意見は匿名にします。安心空間を作ることで意見は出てきます。

●会議のポイント その7
「安心空間をつくる」
NPOやボランティアグループでも安心空間のない組織は多いです。何か言ったからといって攻撃されたり、責任を取らされたりしない空間をつくることが大切です。その方法として、グループ分けと、匿名性を守ることが有効です。

 

質問4 ベテランのボランティアさんが現場に来ない行政職員の不満ばかり言い、行政職員は国会答弁のようなことを言う会議になっている
答え4 テーマ1つについて、1枚の紙に意見を書いてもらいましょう。例えば「行政への苦情」というテーマで書いてもらいましょう。発表した意見はボードに書いて可視化すると冷静になれます。3人1組になり、現実的な解決策を考え、行政職員には担当課に持ち帰ってもらいましょう。「担当者も一緒にどうやったら解決できるか、みなで考える」という視点に変えることで常に誰かを責める会議から脱却できます。

 

テーマ:行政への苦情

よい

 だめ(苦情)

 

 

特定の人を責めるモードになったら、その時こそファシリテーターはバランスを取り戻す差配をしましょう。

 

行政ができること
ボランティアができること
スタッフができること

 

 

さらに根本的な解決策としては、ボランティアさんへの感謝を忘れないようにしましょう。7回感謝しましょう。

 

●会議のポイント その8
「感謝を伝える」
たとえ有益でない、根拠のはっきりしない発言でも、発言してくれたことに対して感謝しましょう。意見が有益な場合は誉め、無益な場合は無視する、などしないこと。これをすると会議の安全性が失われます。また、会場の準備をしてくれた人、写真係りの人、進行役にも「今日は大変だったね、進行役ありがとう。ご苦労さまでした」と伝えましょう。

 

質問5 たくさん意見がでるのはいいが、会議が長くなってしまう
答え5 時間を区切って意見を出してもらいましょう。5〜10分間で出し切ってもらい、意見の収束を丁寧に行います。

 

●会議のポイント その9
「〇分間で、〇個の意見を出してみよう!」
本のタイトルを決めるとき、20分間で100個出します。出し切るとみんな意見を言えて、その中で選ばれると納得できるのではないでしょうか。

 

質問6 事務局の報告会のような会議です。参加者は2時間人の意見を聞くだけになるが、満足して帰ってもらえるようにしたい
答え6 「最初に5分間だけください」と時間をもらい、5分間で意見を出していくワークを取り入れます。みなが意見をバーッと出せるシーンをふやしていくといいかもしれません。例えば・・・「女性の社会参画についてうまくいっていない点をあげてください」など。

 

質問7 フランクな会議で感情的になる人に対してどう対処したら良いか
答え7 感情と意見はミックスしてはいけません。怒っている人には「何かお怒りのようですが、何にお怒りでしょう?」と聞いてみます。きちんと感情は言ってもらい「あなたのお怒りの気持ちはよくわかりました」として、意見は意見として討議します。感情を理解することと意見を通すことはちがうと理解できるとよいです。匿名性を大切に、紙にAかBかCか、どの意見に賛成か書いて出してもらっても良いでしょう。

 

 

(おわりに)
とても発言しやすい雰囲気の中でセミナーは進み、それぞれ実感に基づいた質問が次々と上がりました。
「何か一つでもみなさんの組織で活かしていただければと思います」というメッセージでセミナーは終了しました。

終了後も本にサインをいただいたり、一緒に写真を撮ったり、大人気の青木さんでした。

 


 

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